Weihnachten im Büro sitzen? Das können sich die wenigsten von uns vorstellen. Aber es ist auch nicht die richtige Lösung, alle Telefonate „zwischen den Jahren” ins Leere laufen zu lassen. Doch wie organisieren man den Telefonservice und die Erreichbarkeit des Büros – sei es als Rechsanwalt, Handwerker oder sonstiger Unternehmer – während der Feiertage oder des Urlaubs „zwischen den Jahren”?
Es gibt viele Möglichkeiten.
Möglichkeit a: Mailbox oder Anrufbeantworter einschalten
Sie können den Anrufer einfach bei der Mailbox oder einem Anrufbeantworter ankommen lassen und darauf spekulieren, dass Ihr Mandant oder Kunde eine Nachricht hinterlässt.
Gegen diese Lösung spricht aber:
1. Erfahrungsgemäß legen viele Anrufer einfach wieder auf, wenn am anderen Ende der Leitung nur die Mailbox antwortet.
2. Sie laufen Gefahr, dass das Anliegen des Kunden oder Mandanten gar nicht mehr aktuell ist, wenn Sie nach den Feiertagen oder Ihren Weihnachtsurlaub zurückrufen. Denn wahrscheinlich nicht ohne Grund hat der Mandant oder Kunde Sie während der Feiertage oder in Ihrem Urlaub „zwischen den Jahren” erreichen wollen.
Die Gefahr, dass Sie so bestehende Mandanten oder Kunden verlieren oder keine potentiellen Mandanten oder Kunden gewinnen können ist also recht groß, wenn während der Feiertage nur Ihre Mailbox oder der Anrufbeantworter für Ihre Kunden oder Mandanten erreichbar ist und keine Möglichkeit der kurzfristigen persönlichen Kontaktaufnahme per Telefon besteht.
Die Feiertage doch neben dem Telefon im Büro verbringen statt besinnlich mit den Liebsten? Keine Vorstellung auf die wir uns freuen, oder?
Um beides – die Erreichbarkeit für Mandanten oder Kunden auf der einen Seite und die besinnliche Weihnachtstage im Kreise der Lieben auf der anderen Seite – miteinander unter einen Hut zu bringen greifen viele Unternehmer zu Plan B.
Möglichkeit b: Rufumleitung auf Handy
Klingt einfach und logisch, kann sich aber als großer Reinfall für Sie und Ihre Liebsten entpuppen. Die Gefahr dass Sie bei einer Familienfeier immer wieder „mal kurz“ ans Telefon gehen muss, ist groß. Zwischendurch „ein bisschen arbeiten” sorgt für alles andere als besinnliche Weihnachtsstimmung. Und wer kann schon den Weihnachtsurlaub genießen, wenn er ständig damit rechnen muss, dass im wo möglichst unpassendsten Moment das Telefon klingelt? Es ist stressig für Sie – es ist definitiv angenehmer, völlig entspannt zu sein, als immer nur mit einem Ohr zu telefonieren. Und für Ihre Liebsten. Ihre Kinder wollen die Zeit mit Ihnen genießen und fordern Ihre volle Aufmerksamkeit, besonders an freien Tagen. Es macht keinen großen Spaß, vollständig in ein Spiel einzutauchen, wenn Mama oder Papa nicht mit dem Kopf dabei sind.
Externer Telefonservice sorgt für professionelle Erreichbarkeit auch an Feiertagen
Was also tun? Wie wäre es mit einem externen Telefonservice für Dienstleister oder einem Telefonservice für Handwerker?
Damit ist sowohl Ihnen als auch Ihren Mandanten oder Kunden geholfen.
Notfälle können jederzeit auftreten. Ihr Kunden oder Mandanten erwarten, dass Sie auch „zwischen den Jahren” normal erreichbar sind. Geht in Ihrem Büro niemand ans Telefon oder nur die Mailbox springt an, ist das schlecht. Besser für Sie und Ihre Kunden oder Mandanten ist es, Sie werden wie gewohnt wie persönlich am Telefon begrüßt.
Diese Aufgabe übernehmen für Sie während des Urlaubs und der Feierlichkeiten die kompetenten Mitarbeiter des externen Telefonservices.
Wie arbeitet ein externer Telefonservice?
Beim Telefonservice für Unternehmen werden Ihre Anrufer direkt an den externen Telefonservice-Dienstleister weitergeleitet, wenn Sie nicht erreichbar sind. Dort erwartet Ihre Kunden kompetente Telefonservice-Mitarbeiter, die sich im Namen Ihrer Firma melden. Die Mitarbeiter sind umfassend auf Ihre individuellen Anforderungen geschult und nehmen jedes eingehende Telefongespräch in Ihrem Namen an und bearbeiten die Anliegen Ihrer Kunden nach Ihren Vorgaben. Anschließend erhalten Sie eine ausführliche Zusammenfassung des geführten Gesprächs.
Welche Vorteile bringt mir ein externer Telefonservice?
Der direkte Vorteil für Sie: Kein Anruf und damit kein potentieller Kunde oder Mandant geht verloren.
Die Vorteile für Ihre Kunden oder Mandanten:
Sie können jemanden direkt erreichen und wissen genau, wann Sie als Ihr Anwalt oder Handwerker wieder erreichbar sind.
Im Idealfall kann das Anliegen des Kunden oder Mandanten– ein Termin, eine Auskunftserteilung oder ähnliches – sogar direkt von den Telefonservice-Mitarbeitern bearbeitet werden.
Ein weiterer Vorteil, den der Einsatz eines externen Telefonservices für Sie bringt und der vielleicht nicht auf den ersten Blick ins Auge springt, aber nicht zu unterschätzen ist: Die indirekte Auswirkung des persönlichen Telefongesprächs: Wenn das Telefon auch während ihres Weihnachtsurlaubs besetzt ist, präsentieren Sie sich als zuverlässiger und professioneller Ansprechpartner für Ihre Kunden oder Mandanten.