Eines haben Rechtsanwälte, Notare und Handwerker und andere Dienstleister gemeinsam. Als Dienstleistungsanbieter sind sie viel mit ihren Kunden oder Mandanten beschäftigt und legen bei ihrer Arbeit sehr viel Wert auf persönlichen Kontakt zu ihren Kunden oder Mandanten. Deswegen verbringen Rechtsanwälte, Notare, Handwerker und andere Dienstleister viel Zeit mit Kundengesprächen, persönlicher Beratung zu ihren Dienstleistungen sowie der direkten Arbeit mit den Kunden oder Mandanten. Aufgrund dessen haben Rechtsanwälte, Notare, Handwerker und andere Dienstleister oft nicht die Möglichkeit zu jeder Zeit ans Telefon zu gehen. Ein Telefonservice für Rechtsanwälte, Notare, Handwerker und andere Dienstleister ist für sie die Lösung.
Was versteht man unter einem externen Telefonservice?
Ein externer Telefonservice ist eine kosteneffiziente und flexible Alternative zu einer persönlichen Sekretärin. Beim externen Telefonservice nehmen speziell geschulte Mitarbeiter:innen die Anrufe für Ihr Notariatssekretariat, Ihre Rechtsanwaltskanzlei oder Ihren Handwerksbetrieb in Ihrem Namen entgegen und bearbeiten diese nach Ihren persönlichen Vorgaben. Im Einzelnen bedeutet das: Jeder Anruf wird persönlich in Ihrem Namen angenommen. Es ist so als ob die Mitarbeiter:in bei Ihnen vor Ort im Büro sitzen würde. Ihr Kunde oder Mandant merkt also gar nicht, dass Sie von einem virtuellen Sekretariat unterstützt werden. Die Anliegen der Kunden oder Mandanten werden von den Telefonservice-Mitarbeiter:innen aufgenommen und in Form einer Anrufnotiz an Sie weitergeleitet. Während der Telefonservice sich kompetent um Ihrer Telefonanrufe kümmert, können Sie sich hundertprozentig auf Ihre Kunden oder Mandanten konzentrieren.
Wie funktioniert der Telefonservice für Rechtsanwälte, Notare, Handwerker und andere Dienstleister?
Sie als Rechtsanwalt, Notar, Handwerker oder anderer Dienstleister entscheiden selbst, wann und wie Ihr virtuelles Sekretariat sich um Ihre Anrufe kümmert. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Die kompetenten Telefonservice-Mitarbeiter:innen übernehmen den kompletten Telefonservice für Sie oder unterstützen Sie gezielt. Das kann außerhalb Ihrer übliche Bürozeiten sein oder wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen selbst den Anruf nicht entgegen nehmen können. Sobald Sie Ihre Anrufe auf Ihr virtuelles Sekretariat umleiten , nehmen die Telefonservice-Mitarbeiter:innen diese in Ihrem Namen an und bearbeiten die Anliegender Anrufer nach Ihren Vorgaben. Der Telefonservice ist dabei individuell an Ihr Unternehmen angepasst und bietet Ihren Kunden oder Mandanten eine individuelle Betreuung.
Damit Sie immer auf den neusten Stand sind, erhalten Sie direkt nach jedem Anruf, den die Telefonservice-Mitarbeiter:innen angenommen haben, eine Anrufinformation. Darin sind die genauen Kontaktdaten des Anrufers sowie dessen Anliegen notiert. Anhand der Anrufnotiz können Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen entscheiden, was weiter zu veranlassen ist.
Sie wollen, dass bestimmte Anrufe direkt an Sie durchgestellt werden? Auch das ist kein Problem. Denn – genau wie Ihre persönliche Sekretärin – haben auch die Telefonservice-Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Anrufer – nach Rücksprache mit Ihnen – direkt an Sie weiter zu verbinden.
Sie können sich bei der Nutzung eines Telefonservices also ohne Ablenkung auf Ihre Arbeit konzentrieren. Gleichzeitig verpassen Sie keine Anrufe von Kunden oder Mandanten.
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