Notarfachangestellte sind die guten Geister des Notariats
Notarfachangestellte organisieren den Alltag im Notariatssekretariat und setzen Urkunden und andere Schriftstücke für das Notariat auf. Sie unterstützen Notare und Notarinnen bei ihren rechtlichen Dienstleistungen und führen im Notariatssekretariat allgemeine organisatorische und kaufmännische Arbeiten aus.
Sie sind die guten Geister der Notarkanzlei. Denn sie sorgen in der Steuerungszentrale des Notariats dafür, dass alles gut organisiert ist. Sowohl am Telefon als auch am Empfang die ersten Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen für Mandanten und Mandantinnen.
Doch was machen Notarfachangestellte genau im Notariatssekretariat?
Notare und Notarinnen betreuen Mandanten in verschiedenen Rechtsangelegenheiten. Typische Sachverhalte, bei denen auf die Unterstützung eines Notariats zurückgegriffen wird, sind zum Beispiel der Kauf eines Hauses, das Aufsetzen eines Ehevertrags, die Formulierung eines Testaments aber auch Unternehmensgründungen, wie zum Beispiel ein Büroservice oder Telefonservice.
Die Notarfachangestellten unterstützen Notare und Notarinnen bei ihrer täglichen Büroarbeit, indem sie viele Aufgaben in der Büroorganisation und Sachbearbeitung übernehmen. Dazu gehört die Organisation verschiedener Routinearbeiten in Notariatssekretariat und Vorbereitung von Mandantenbesprechungen und Konferenzen.
Büroorganisation ist für Notarfachangestellte das A und O im Notariat
Notarfachangestellte nehmen Telefonanrufe von Mandanten entgegen und telefonieren mit Gerichtsabteilungen und Behörden. Sie vereinbaren im Notariatssekretariat Termine mit Mandanten und erledigen die Korrespondenz mit Mandanten und Behörden. Außerdem bearbeiten die eingehende und ausgehende Post sowie E-Mails und Faxe.
Ob im persönlichen Gespräch oder am Telefon, die Notarfachangestellten sind oft die die erste Kontaktperson, an die sich die Mandanten und Mandantinnen in der Notarkanzlei wenden.
Die Notarfachangestellten nehmen die persönlichen Daten der Mandanten auf und legen Notariatssekretariat Akten an. Sie empfangen die Mandanten und Mandantinnen im Notariat, die einen Termin mit dem Notar bzw. der Notarin haben.
Vieles läuft im Hintergrund
Viele Büroarbeiten im Notariat, die die Notarfachangestellten erledigen, laufen aber auch im Hintergrund – vor und nach dem Besprechungstermin der Mandanten und Mandantinnen in der Notarkanzlei.
Zu den vielfältigen Büroaufgaben von Notarfachangestellten gehört es nämlich auch diverse Schriftstücke unterschriftsreif zu verfassen. Nach den entsprechenden Vorgaben werden im Notariatssekretariat beispielsweise Verträge, Vollmachen oder eidesstattliche Erklärungen gefertigt.
Außerdem kümmern sich die Notarfachangestellten darum, dass alle juristisch notwendigen Unterlagen im Notariat vorliegen. Beim Grundstückskaufvertrag gehörten dazu ein entsprechender Grundbuchauszug, Belege zur Löschung von finanziellen Lasten im Grundbuch (Grundschuld), eine Auskunft über Eintragungen aus dem Baulastenverzeichnis sowie ein Auszug aus dem Liegenschaftskataster.
Diese und weitere noch erforderliche Unterlagen und Dokumente fordern die Notarfachangestellten beim Grundbuchamt, Katasteramt und anderen Behörden für Beurkundungen an. Das geschieht telefonisch, per Fax oder E-Mail.
Unerlässlich sowohl für die Kommunikation mit den Behörden und Gerichten als auch für die Vorbereitung diverser Schriftstücke, wie zum Beispiel Erbscheinanträge, Vollmachten, eidesstattliche Versicherungen und Testamente ist für die Notarfachangestellten die grundlegende Kenntnis einschlägiger Rechtsbegriffe und Rechtsnormen.
Buchhaltung gehört dazu
Und auch Buchhaltung steht für Notarfachangestellte auf der To-Do-Liste im Notariatssekretariat.
Nachdem ein Vertrag im Notariat erfolgreich abgewickelt wurde, müssen die Notarfachangestellten die angefallenen Gebühren aus der Gebührenordnung errechnen. Anschließend stellen sie entsprechende Rechnungen an die Mandanten aus. Sie überwachen die Zahlungseingänge im Notariat und archivieren die Zahlungsbelege.
Vielfältige Aufgaben im Notariatssekretariat
Die Anforderungen an Notarfachangestellte sind im Arbeitsalltag des Notariats vielfältig: Sie müssen sorgfältig, zuverlässig und vielseitig sein. Jeden Tag übernehmen die Notarfachangestellten routiniert alle Büroaufgaben in der Organisation und Sachbearbeitung in der Notarkanzlei. Sie nehmen im Notariatssekretariat Anrufe entgegen und vereinbaren Termine. Sie bearbeiten Post und E-Mails, verfassen diverse Schriftstücke, telefonieren mit Gerichten und Behörden und übernehmen die Büroorganisation des Notariats. Kurz um: Sie sorgen in der Steuerungszentrale der Notarkanzlei dafür, dass alles wie am Schnürchen läuft und halten den Notaren den Rücken frei.
Diese guten Geister sind für jede Notarkanzlei unerlässlich. Doch sie müssen nicht alle bei Ihnen vor Ort sitzen, um Sie zu unterstützen. Wir als Ihr persönlicher Büroservice und Telefonservice sind deutschlandweit in Kassel, Stuttgart, Dortmund, Leipzig, Frankfurt, Berlin, Hamburg, Köln, Koblenz, München, Düsseldorf, Potsdam, Wiesbaden, Bremen, Mainz, Dresden, Hannover für Sie da und sorgen mit unseren Sekretariatsservice dafür, dass Sie jederzeit zuverlässige Unterstützung in der Steuerungszentrale Ihrer Notarkanzlei bekommen.
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