Die manuelle Buchführung in Papierform ist längst überholt und verursacht Mehraufwand. Wenn sich in Ihrem Büro Papierberge türmen, Aktenschränke explodieren und Mitarbeiter mit Rechnungen hoffnungslos überhäuft werden, ist es an der Zeit, über die digitale Buchhaltung nachzudenken. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein kleines Unternehmen, ein mittelständisches Unternehmen oder Großunternehmen sind.
Die digitale Buchhaltung ermöglicht es Unternehmen, ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten und Ressourcen zu sparen. Wo das Scannen von Belegen und Belegen Mehraufwand bedeutet, kann dieser durch erhöhte Verfügbarkeit und Einsparungen bei den Druckkosten kompensiert werden. Die Umstellung auf die elektronische Buchhaltung hat viele Vorteile. Sie können Materialkosten einsparen und die Verfügbarkeit verschiedener Daten optimieren. Darüber hinaus kann es viel Platz sparen und Ressourcen sparen.
Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bedeutet, dass selbst in einem kleinen Unternehmen eine enorme Menge an Dateien anfallen kann. Diese sollten nicht nur jederzeit verfügbar, sondern auch gut organisiert und strukturiert sein, damit Ihre Geschäftsaktivitäten auch Jahre später gut nachverfolgt werden können. Daher erleichtert die Digitalisierung der Buchhaltung nicht nur die Übersicht bei der Akteneinsicht, sondern spart auch Ressourcen. Die elektronische Buchhaltung erleichtert es Mitarbeitern und Chefs erheblich, sich einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben und die Unternehmensentwicklung zu verschaffen.
Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung ist jedoch für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Gerade kleine Unternehmen wissen nicht so recht, wie sie den Schritt in die digitale Buchhaltung gehen sollen. Deshalb haben wir den folgenden Ratgeber erstellt, der in fünf Schritten den Weg zur digitalen Buchhaltung ebnet. So lässt sich in Zukunft viel Zeit und Geld bei der Buchhaltung sparen und der Geschäftsalltag erleichtern.
Schritt 1: Eröffnen Sie ein digitales Geschäftskonto
Um der digitalen Buchhaltung den Weg zu ebnen, braucht es zunächst einmal auch ein digitales Geschäftskonto. Eine moderne Online-Banking-Lösung kann auch den gesamten Zahlungsverkehr eines Unternehmens digitalisieren. Je nach Geschäftsart gibt es ganz unterschiedliche Geschäftskonten. Die Eröffnung eines Geschäftskontos dauert nicht lange, sodass Ihr digitales Geschäftskonto innerhalb weniger Tage zur Verfügung steht. Mit einer smarten App oder einem Browser dokumentieren Sie all Ihre Einnahmen und Ausgaben. Digitale Belege erleichtern Ihrem Unternehmen die Buchhaltung erheblich und sparen viel Zeit.
Viele Unternehmen verbringen immer noch viel Zeit mit der manuellen Buchhaltung. Intelligente Funktionen und eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche erleichtern die zukünftige Verwaltung der Unternehmensbuchhaltung. Geschäftskonten können einfach mit einer Vielzahl von Buchhaltungstools verknüpft werden, sodass Zahlungen und Ausgaben sofort in der Spesenverwaltung angezeigt werden. Zudem können Kontozugriffsrechte so definiert werden, dass Steuerberater von viel Arbeit befreit werden und Steuererklärungen künftig einfacher online ausgefüllt werden können. Der erste Schritt in die elektronische Buchhaltung ist daher immer die Eröffnung eines digitalen Geschäftskontos. Alle weiteren Schritte basieren auf dieser Online-Banking-Lösung.
Schritt 2 zur papierlosen Buchhaltung: Denken Sie über den Tellerrand hinaus
Für viele Traditionsbetriebe und Unternehmen bedeutet Veränderung fast immer Stress. Für viele Unternehmen ist der Einstieg in die Umstellung nicht einfach. Das gilt auch für den Schritt von der analogen Buchhaltung hin zu digitalisierten Softwarelösungen. Für viele Unternehmen ist der Aufwand unverhältnismäßig hoch, da Vorbereitung und Organisation bei der Umstellung auf die digitale Buchhaltung oft vernachlässigt werden. Sie sollten jedoch nicht von Ihren Plänen abweichen, indem Sie kleine Schritte zurückgehen und den Weg zur digitalen Buchhaltung fortsetzen. Deshalb ist es wichtig, die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung im Auge zu behalten. Auch wenn Ihr aktuelles Buchhaltungssystem in Papierform einwandfrei funktioniert, lohnt es sich, über den Tellerrand zu blicken. Denn die elektronische Buchführung kann den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Kein mühsames Sammeln von Belegen und Rechnungen mehr, jetzt können Sie diese direkt scannen und in Ihr elektronisches Buchhaltungssystem hochladen. So haben Sie jederzeit und überall Ihre Einnahmen, Ausgaben und Zahlungen im Blick.
Schritt 3: Digitalisieren Sie alle Belege und Quittungen
Die ersten Wochen nach der Umstellung auf ein digitales Buchhaltungssystem können ungewohnt und anstrengend sein. Zu Beginn gilt es sich an einige Neuerungen zu gewöhnen: Alle Quittungen, Rechnungen und Belege, die Sie bisher gesammelt, sortiert und und in Aktenodnern abgeheftet haben, müssen ab sofort eingescannt werden. Das Scannen dieser Dokumente kann einfach mit einem Scanner oder einer App erfolgen. Die meisten Buchhaltungsprogramme klassifizieren gescannte Dokumente automatisch für die sofortige Weiterbearbeitung. Tankbelege, Fahrtkostenabrechnungen oder andere Ausgaben sind nach erfolgreichem Scan innerhalb von Sekunden im digitalen Abrechnungssystem abrufbar.
Schritt 4 zur papierlosen Buchhaltung: Angebote und Rechnungen automatisch erstellen
Ein innovatives Buchhaltungsprogramm denkt mit. Davon können Unternehmen profitieren. Denn wenn Sie alle notwendigen Dokumente und Daten in das Buchhaltungssystem eingeben, werden Angebote und Rechnungen zukünftig automatisch erstellt. Das spart viel Zeit und Geld und reduziert die Fehlerquote enorm. Die Integration des Mahnwesens ermöglicht es Ihnen auch, Zahlungen von Kunden direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware heraus anzufordern, wodurch Sie deutlich mehr Aufträge in der Buchhaltung erstellen können.
Schritt 5: Buchhaltungssoftware ersetzt Buchhalter
Moderne Unternehmen mit digitaler Buchhaltung brauchen keine Steuerberater mehr. Denn alle Zahlungen und Rechnungen werden komplett fehlerfrei im Buchhaltungssystem geführt. So ist es immer möglich, seine Unterlagen korrekt für die Steuererklärung zu verwenden. Auf diese Weise können Unternehmen viele Steuerberatergebühren sparen und sich gleichzeitig ein besseres Bild von ihrer Finanzkraft machen.