Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

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Für viele bleibt das papierlose Büro bislang wohl nur ein Traum. Denn in den meisten Büroschränken reiht sich ein Ordner an den anderen. Und immer wieder stellt man sich die Frage: Welche Unterlagen kann ich wegwerfen? Welche Belege und Dokumente soll ich hingegen aufbewahren und vor allem wie lange? Die Frage der Aufbewahrungsfristen stellt sich vielen Unternehmern.

Warum gibt es Aufbewahrungsfristen?

Im Geschäftsleben, insbesondere im Handels- und Steuerrecht, sind Belege unerlässlich. Denn ein wichtiger Grundsatz in der Buchhaltung heißt „Keine Buchung ohne Beleg!“

Der Gesetzgeber regelt an vielen Stellen die Anforderungen, die an Geschäftsunterlagen gestellt und die damit verbundenen Aufbewahrungsfristen. Hier die wichtigsten und bekanntesten Regelungen:

So berechnen sich die Aufbewahrungsfristen

Der Grundsatz heißt dabei: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das jeweilige Dokument erfolgt ist. Bei geschäftlicher Post beginnt die Frist mit dem Ende des Jahres, in dem sie versendet oder empfangen wurde.


Aber Achtung: Für zwei Dokumente, die sich auf dieselbe Wirtschaftsjahr beziehen, kann die Aufbewahrungsfrist zu unterschiedlichen Zeiten beginnen (und schließlich enden), wie folgendes Beispiel zeigt: Sowohl für Einnahmeüberschussrechnung als auch für Eingangsrechnung gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für die Einnahmenüberschussrechnung für das Jahr 2012 , die im März 2013 erstellt wurde, begann am 1. Januar 2014. Sie endet somit am 31. Dezember 2023.

Anders bei der Rechnung, die die im Jahr 2012 eingegangen ist. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für die Rechnung begann am 01.01.2013 und endete am 31.12.2022.

Mit anderen Worten: Klären Sie vor dem Entsorgen von Dokumenten zunächst, wann diese erstellt bzw. wann sie zuletzt erfasst wurden. Hinzu kommt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, die am 1. Januar des folgenden Kalenderjahres beginnt.

Die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

10-jährige Aufbewahrungsfrist

Für folgende Unterlagen und Aufzeichnungen gilt die 10-Jahres-Frist (§ 147 I AO):

  • Einnahmen- und Ausgabenbelege (z. B. Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Belege, Reisebelege und Bewirtungsbelege)
  • alle dazugehörigen Verträge, Lieferscheine, einschließlich Zollunterlagen über Einfuhr und Ausfuhr, etc.
  • Personal- und Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
  • Jahresabschlussunterlagen (zB.Einnahme-Überschuss-Rechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Anlagenverzeichnisse , Inventare, Wareneingangs-/-ausgangsbücher, Kassenberichte etc.)
  • Steuererklärungen und Steuerbescheide.
  • Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen aller Art, die zum Verständnis der Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte oder der Eröffnungsbilanz erforderlich sind.

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Für Geschäftspost und alle Unterlagen, die steuerlich von Bedeutung sind, und die nicht bereits unter die Zehnjahresfrist fallen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren..

Gemäß § 147 Abs. 1 AO gehören dazu folgende Unterlagen:

  • die empfangenen Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO)
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO)
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)


Doch was sind Handelsbriefe und Geschäftsbriefe? Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Dabei ist es egal, ob es sich dabei um Schriftsstücke auf Papier oder elektronische Dokumente handelt, so dass auch E-Mails, SMS-Nachrichten, WhatsApp-Nachrichten und Facebook-Nachrichten als Geschäftsbriefe eingeordnet werden können. Werbebriefe hingegen gelten nicht als Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe: Mailings, Flyer und Prospekte oder gar gescheiterte Angebote müssen also nicht aufbewahrt werden.

Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten

Die Aufbewahrungsfristen und Regelungen gelten nicht nur für Papierunterlagen, sondern auch für Faxe, E-Mails sowie ursprünglich elektronische Dokumente wie zum Beispiel PDF-, Word- und Excel-Dateien). Allerdings müssen ursprünglich elektronische Dokumente zur Aufbewahrung nicht extra ausgedruckt und abgeheftet werden. Für die Archivierung reicht es aus, sie einfach in elektronischer Form abzuspeichern. Allerdings beim Archivieren dafür gesorgt werden, dass der Inhalt ggf. wieder lesbar gemacht werden kann.

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