Büroorganisation: Nützliche Tipps und Ideen für Unternehmen

„Tut mir leid, ich habe gerade keine Zeit“, „Warte, ich muss meine Dokumente suchen“ oder „Hmm, ich weiß nicht, wo meine Dokumente sind.“ Diese Sätze kommen Ihnen im Büroalltag bekannt vor? Dann fehlt es Ihnen wahrscheinlich an einer klaren Büroorganisation.

Was ist Büroorganisation?

Wie der Name schon sagt, geht es hier um die richtige Organisation des Büros. Damit ist die Gesamtplanung, Optimierung und Überwachung der Prozesse im Büro gemeint. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird unter Büroorganisation jedoch oft einfach das Aufräumen des Schreibtisches verstanden.

Welche Ziele verfolgt ein gute Büromanagement?

Warum arbeiten manche Mitarbeiter und Managementteams nicht so effizient, wie sie könnten? Ein Grund dafür ist mangelnde Produktivität. Wenn Ihr Schreibtisch beispielsweise unordentlich ist, Sie nicht über ein geeignetes Ablagesystem zum Speichern Ihrer Dokumente verfügen und Ihr Schreibtisch ebenfalls unordentlich ist, wird Ihre Arbeit darunter leiden.

Durch die Einführung einer bewussten Büroorganisation wird die Ordnung am Arbeitsplatz weiter gewährleistet und Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt. Dadurch wird Ihr Unternehmen effizienter. Darüber hinaus kann Ihnen die Büroorganisation dabei helfen, Arbeit und Privatleben besser zu trennen. Dies gilt insbesondere im Homeoffice, wo sich beide „Welten“ deutlich überschneiden. Im Alltag fliegen uns Arbeitsunterlagen um die Ohren und man fühlt sich leicht gestresst. Bei einer ordnungsgemäßen Büroorganisation ist dies jedoch nicht der Fall.

Büroorganisation ist mehr als nur ein aufgeräumter Schreibtisch

„Was braucht brauche ich für eine gute Büroorganisation?” diese frage haben Sie sich schon oft gestellt? Die Organisation Ihres Büros umfasst mehrere Maßnahmen, die Ihnen dabei helfen können, besser organisiert zu sein. Dazu gehört zunächst die Erstellung eines Ablagesystems. Das bedeutet, ein- und ausgehende Dokumente wie Rechnungen, Angebote und Mahnungen so zu sortieren, dass sie weitergegeben werden können. Für die Organisation Ihrer Dokumente benötigen Sie außerdem das passende Zubehör wie Locher, Ordner, Klammern und Ordner. Darüber hinaus empfehlen wir die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Heutzutage erfolgt die korrekte Ablage von Dokumenten im Rahmen der digitalen Büroorganisation zunehmend am Computer. Ziel ist es, möglichst viele Arbeitsabläufe zu digitalisieren.

Konzentrieren Sie sich daher auf Programme wie Kommunikationsmanagement, Buchhaltung, Projektmanagement sowie Zeiterfassung. Ein papierloses Büro ist jetzt in greifbarer Nähe. Damit beschränkt sich die professionelle Büroorganisation nicht nur auf den Schreibtisch.

Stellen Sie sicher, dass Meetings und Veranstaltungen wie geplant ablaufen. Es verbessert auch die interne Kommunikation und ermöglicht einen reibungsloseren Ablauf. Zur digitalen Büroorganisation gehört auch der Einsatz spezieller Tools zur Terminüberwachung.

Büroorganisation: Ideen und Tipps zur Umsetzung

Wie Sie sehen, gibt es viele Aufgaben und Möglichkeiten, Ihr Homeoffice, Ihr Arbeitsbüro und sogar Ihr gesamtes Leben zu organisieren. Hier einige Tipps aus der täglichen Praxis.

• Büroorganisation hat viel mit Zeitmanagement zu tun. Legen Sie daher einen festen Zeitplan fest, wann Aufgaben erledigt werden müssen. Dabei kann es sich um kurzfristige Anforderungen handeln, wie zum Beispiel „Alle Rechnungen werden sofort eingereicht“, aber auch um regelmäßige Aufgaben, wie zum Beispiel „Jeden Dienstag wird die Ablage sortiert.“
• Ihr Zeitplan sollte ebenfalls organisiert sein. Dabei helfen wöchentliche Planungsvorlagen und spezielle Aufgabenverwaltungsprogramme.
• Finden Sie eine oder mehrere Möglichkeiten, Ihre Zeit zu verwalten. Arbeiten Sie beispielsweise auf Basis der Eisenhower-Matrix, der ALPEN-Methode oder der Pomodoro-Technik.
• Vermeiden Sie Zeitverschwendung. Bei kurzfristigem Stress oder dauerhaftem Zeitmangel gilt es, alle „Zeitdiebe“ zu verbannen. Es könnte ein ablenkender Social-Media-Dienst oder ein etwas widerspenstiger Plausch in der Kaffeeküche sein.
• Apropos Zeitmanagement: Stellen Sie sicher, dass Sie sich beim Aufräumen nicht ablenken lassen und zögern. Eine To-Do-Listen-App oder eine einfache Strichliste kann Ihnen helfen, sich an alle dringenden Aufgaben zu erinnern.
• Erwägen Sie eine Clean-Desk-Politik. Das bedeutet, dass am Ende des Tages alle Schreibtische leer oder frei von „Papierkram“ sein müssen.
• Finden Sie heraus, welches Ablagesystem für Sie und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet ist. Bei Bedarf können Sie auch spezielle Aufbewahrungseinheiten, Ordner und Dokumentenverwaltungsprogramme erwerben.
• Wenn Sie an der Organisation Ihres digitalen Büros arbeiten, vergessen Sie nicht, auch Ihre anderen digitalen „Speicherbereiche“ wie Ihren Desktop und Ihre E-Mail-Programme aufzuräumen. Sie können auch Ihre E-Mails organisieren und einige Möglichkeiten nutzen, um Ihren Posteingang auf Null zu bringen.
• Setzen Sie es sich als Ziel, das Büro papierlos zu machen. Vermeiden Sie gedruckte Materialien, Fotokopien, Briefe usw. Finden Sie das Programm, das Ihnen am besten dabei hilft, dieses Ziel zu erreichen.
• Belohnen Sie sich, dafür, dass Sie Ihren Arbeitsplatz regelmäßig aufräumen und etwas gemütlicher gestalten. Kaufen Sie beispielsweise eine kleine Pflanze oder stellen Sie ein Urlaubsfoto auf.
• Die Kommunikation über viele Kanäle hinweg – eine E-Mail hier, eine Notiz dort, ein Anruf dort – kann verwirrend sein. Erstellen Sie daher Programme, die Kommunikation und Informationsbeschaffung bündeln können.

Hören Sie nicht auf an sich zu arbeiten

Manche Menschen sind sehr strukturiert. Für sie ist die Organisation ihres Büros einfach. Wer keine Lust dazu hat, kann sich Schritt für Schritt einarbeiten und sich Tipps holen, wie die Büroorganisation funktioniert. Bitte beachten Sie: Bevor Sie Ihren gesamten Büro- oder Home-Office-Arbeitsplatz organisieren können, müssen Sie zunächst die richtige Selbstorganisation beherrschen.