Effektives Zeitmanagement: Sagen Sie Zeitfressern den Kampf an

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit Sie täglich mit völlig unproduktiven Tätigkeiten verbringen? Viele von ihnen brauchen nicht lange. Insgesamt nehmen sie jedoch oft den Löwenanteil des Tages in Anspruch, den Sie effektiv verbringen sollten. Das nennt man Zeitfresser oder Zeitdiebe. Doch wie kann man Ihnen entgegentreten und sein Zeitmanagement verbessern?

Wird jemand bei der Arbeit ständig gestört, gibt es ein sogenanntes Sägeeffekt – eine Person, die auch nur für kurze Zeit von einer bestimmten Aufgabe abgelenkt wird, braucht Zeit, um loszulegen und wieder in die Arbeit zu kommen. Experten für Arbeitsproduktivität stellten fest, dass solche Unterbrechungen die Produktivität um 28 Prozent senken.

Zeitfresser – können wir sie mit Zeitmanagement beeinflussen?

Man könnte fragen: „Haben wir einen Einfluss darauf, dass wir von der Arbeit abgelenkt werden?“ Natürlich. Die Lösung ist einfach. Nachdem wir festgelegt haben, was an einem bestimmten Tag am wichtigsten ist, planen wir die Arbeitszeit im Büro so, dass diese wichtigste Sache während der sogenannten „Stunde der Ruhe“ erledigen. Es muss nicht eine Stunde sein, es kann die Hälfte sein, es können aber auch zwei sein. Wichtig ist , dass Sie Ihre Kollegen wissen lassen, dass Sie in dieser Zeit – jeden Tag – nur mit Ihren eigenen Angelegenheiten beschäftigt sind und sie Sie bitte nicht stören sollen.

Eine weitere Möglichkeit ist, es einen Telefonservice zu nutzen. Dieser sorgt dafür, dass Si ebi der Arbeit nicht durch Telefonanrufe abgelenkt werden.

Es lohnt sich, es auszuprobieren – denn oft ist uns gar nicht bewusst, wie viel in einer scheinbar kurzen Zeit der Ruhe erreicht werden kann. In dieser Stunde beantworten wir keine E-Mails und Telefonate, wir lassen uns nicht unterbrechen. Wenn uns jemand zu diesem Zeitpunkt etwas besonders Wichtiges mitteilen möchte, wird er uns dies mitteilen, bevor er gegen das ungeschriebene Gesetz der Ruhe verstößt. Wenn die Dinge warten können – und normalerweise können sie es – werden sie auch warten.

Zeitmanagement: Prinzipien der effektiven Zeitnutzung

Wer im Büro zwischen zig völlig unterschiedlichen Aufgaben hin und her wechselt, alle paar Minuten seinen E-Mail-Account checkt, immer wieder vom Klingeln des Telefons abgelenkt wird oder dazu neigt, zu viele Tätigkeiten zu übernehmen, die nicht in sein Aufgabengebiet fallen, verschwendet Zeit. Zeit, in der er seine eigentlichen Aufgaben leicht erledigen könnte. Doch wie sagt man den Zeitfressern wie E-Mail-Account und Telefon erfolgreich den Kampf an?

Hierzu gibt es verschiedene Methoden für das Zeitmanagement:

Das Pareto-Prinzip

Eine der bekanntesten Zeitmanagement Methoden ist eigentlich nur eine theoretische Reflexion. Hier geht es um die richtige Priorisierung deiner Arbeit, um in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzielen. Die Überlegung ist: Mit 20 % Arbeitsaufwand können Sie 80 % der Aufgabe erledigen. Für die letzten 20 % müssten Sie 80 % Aufwand aufbringen. Finden Sie also heraus, was die wichtigen 20 % Ihrer Aufgaben sind und konzentrieren Sie sich darauf. Mit dem Pareto-Prinzip fokussieren Sie sich auf die essenziellen Dinge und verlieren sich nicht in überflüssigen Details.

Die ALPEN-Methode

Namensgeber dieser Methode sind fünf Schritte, die dafür sorgen sollen, dass Sie mithilfe eines Plans Ihre täglichen Aufgaben richtig einteilen:

• A wie Aufgabe: Schreiben Sie alle Aufgaben und To-dos auf, die Sie erledigen müssen.
• L wie Länge: Schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe, schreiben Sie ihn dazu und halten sie sich bei der Erledigung daran.
• P wie Pufferzeiten: Verplanen Sie nur 60 % Ihres Arbeitstages, 40 % sind für unvorhergesehene Ereignisse und spontane soziale Aktivitäten reserviert.
• E wie Entscheidungen: Entscheiden Sie, welche Aufgabe wichtig ist und welche vielleicht auch später erledigt werden kann. Bei der Priorisierung kann zum Beispiel die Eisenhower Matrix helfen.
• N wie Nachkontrolle: Am Abend sollten Sie prüfen, wie Ihr Plan funktioniert hat und ob Sie alle Ihre Aufgaben erledigen konnten.

Das Eisenhower-Prinzip

Bei der Verwendung dieser eitmanagement Methode, teilen Sie Ihre Aufgaben in verschiedene Kategorien ein, die sich aus „Wichtig“ und „Dringend“ zusammensetzen. Die vier Kategorien werden häufig in einer Matrix dargestellt, die in vier Quadranten aufgeteilt ist:

• Wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten Sie so bald wie möglich selbst erledigen.
• Wichtig, aber nicht dringend: Auch diese Aufgaben müssen Sie selbst erledigen, aber nicht sofort, sondern zu einem festgelegten späteren Zeitpunkt.
• Dringend, aber nicht wichtig: Das sind Aufgaben, die Sie an jemand anderen delegieren können.
• Weder dringend noch wichtig: Aufgaben, die meistens unnötig sind und deswegen gar nicht gemacht werden sollen.

Ähnlich funktioniert die ABC-Analyse. Hier teilen Sie Ihre Aufgaben ganz unkompliziert in A (sehr wichtig), B (durchschnittlich wichtig) und C (weniger wichtig) ein, um einen Überblick zu bekommen, mit welcher Priorisierung Sie arbeiten müssen.

Zeitmanagment heißt Planen

Egal für welche Methode für das Zeitmanagement wir uns entscheiden: Bevor wir uns an die Arbeit machen, sollten wir gut vorbereitet sein, das heißt planen.

Aber Achtung: Es stellt sich oft jedoch heraus, dass nicht alle Aktivitäten, die wir an einem bestimmten Tag durchführen müssen, planbar sind. Krisensituationen, Telefonate und dringende Aufgaben können wir nicht vorhersehen. Daher ist es optimal, wenn wir nur rund 60 Prozent unserer Zeit einplanen und den Rest für unvorhersehbare Situationen reservieren. Sollten wir die eingeplante Reserve nicht aufbrauchen, haben wir Zeit, ausstehende oder zukünftige Aufgaben, schon heute zu erledigen.

Wissenschaftler haben berechnet, dass acht Minuten Planung im Laufe der Zeit zu einem Gewinn von einer Stunde führen. Vorausgesetzt, diese Planung erfolgt nach bestimmten Regeln und – was besonders wichtig ist – schriftlich.

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