Das Erstellen einer To-Do-Liste kann zur treibenden Kraft eines jeden produktiven Tages werden. Das bloße Erstellen einer Liste hilft nicht, wenn die darin enthaltenen Aufgaben nicht ausgeführt werden. Deshalb sollten ein paar Regeln befolgt werden, wenn wir aus den To-Do-Listen ein Werkzeug zur alltäglichen Produktivitätssteigerung erstellen wollen.
Sowohl handschriftliche als auch digitale Listen können gleichermaßen effektiv sein. Es hängt alles von Ihren Vorlieben und Ihrem Lebensstil ab. Die Informationen hier sind universell, unabhängig davon, ob Sie ein Blatt Papier oder eine Anwendung verwenden.
Regel Nr. 1: Treffen Sie eine Auswahl für die Aufgaben auf der To-Do-Liste
Die Aufgabenliste für einen bestimmten Tag sollte Schlüsselaufgaben (aus Sicht der Zielerreichung) enthalten. Wenn Sie Ihre Liste mit Aufgaben wie „Pizza essen“ füllen (Sie wissen, dass Sie sie sowieso essen werden), erhalten Sie am Ende eine riesige Liste mit unbedeutenden Dingen. Sie werden wahrscheinlich die meisten von ihnen tun.
Glauben Sie, es wird ein produktiver Tag? Wahrscheinlich nicht, weil Sie die wichtigsten Aufgaben nicht erledigen werden. Meistens sind die Aufgaben, für die wir eine gewisse Disziplin benötigen, leider die schwierigsten und die vorteilhaftesten, wenn es darum geht, ehrgeizige, langfristige Ziele zu erreichen oder unseren Werten zu folgen . Für das Gehirn besteht die Belohnung hier und jetzt einfach darin, jede Aufgabe zu erledigen und sie von der Liste abzuhaken. Daher ist die richtige Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung. Lassen Sie sich leiten von der Antwort auf die Frage „ Bringt mich das, was ich auf meiner To-do-Liste habe, meinem Ziel näher? „.
Regel Nr. 2: Priorisieren
Neben Schlüsselaufgaben wird es auch Aufgaben geben, die weniger bedeutend, aber notwendig sind. Bezahlen Sie die Rechnungen, gehen Sie zur Post. Solche Elemente erscheinen auch auf Ihrer Liste. Prioritäten können farbcodiert (analog) oder beschriftet (elektronisch) sein. Dadurch sehen Sie schwarz auf weiß, ob Ihre Tage nicht von Dingen mit sehr niedriger Priorität verzehrt werden, die – vielleicht – delegiert, gruppiert oder effektiver erledigt werden können.
Regel Nr. 3 : Legen Sie in der To-Do-Liste die Reihenfolge fest
Chaotisch angeordnete Aufgaben ohne beabsichtigte Ordnung führen zu einer ebenso chaotischen Ausführung von Aufgaben. Auch hier werden wir wahrscheinlich zuerst die am wenigsten wichtigen und einfachsten Aufgaben auswählen. Die wichtigsten Aufgaben des Tages sollten ganz oben auf der Liste stehen, und damit sollten wir beginnen. Einige Anwendungen (z. B. Todoist) verschieben die Aufgaben mit der höchsten Priorität automatisch auf die obersten Ebenen der Liste.
Regel Nr. 4 für: Schlüsselaufgaben auswählen
Unabhängig davon, ob Sie eine Tages-, Wochen- oder Monatsliste erstellen – es lohnt sich immer, genügend Aufgaben auszuwählen, die für einen bestimmten Zeitraum am wichtigsten sind. Wenn Sie eine Liste mit Jahresaufgaben (mehr: Ziele) erstellen, klingen diese anders als die wichtigsten Aufgaben, die an einem bestimmten Tag zu erledigen sind. Leider sind sie in der Regel am zeitaufwändigsten und anspruchsvollsten. Um sich nicht entmutigen zu lassen, wählen Sie höchstens 3-4 Schlüsselaufgaben für einen bestimmten Tag aus.
Durch die Festlegung von Schlüsselaufgaben und deren Fokussierung können Sie den Entscheidungskapazitätspuffer optimal nutzen. Informieren Sie sich auch über spezifische Taktiken, um das Beste aus dieser Ressource herauszuholen.
Regel Nr. 5: Gruppieren sie die Aufgaben so oft wie möglich
Wenn Sie mit dem Konzept der Gruppierung von Aufgaben nicht vertraut sind (obwohl Sie es vielleicht intuitiv tun), dann verschwenden Sie wahrscheinlich viel Zeit oder sparen viel weniger Zeit, als Sie möglicherweise könnten. In dieser eingesparten Zeit können Sie entspannen, eine Serie schauen, spazieren gehen, alles andere tun. Sparen Sie also viel Zeit, indem Sie Aufgaben gruppieren.
Regel Nr. 6: Konkretisieren der To-Do-Liste
Oft kommt es vor, dass man beim Erstellen der To-Do-Liste einfach nur ein Stichwort. Mehr als einmal ist das Ergebnis, dass man nicht mehr weiss, was iman eigentlich tun sollte, wenn man sich entschieden hat, die Aufgabe auszuführen. Deshalb ist es empfehlenswert, Aufgaben in Form von klaren Anweisungen aufzuschreiben. Es dauert 2 Sekunden länger, um genau herauszufinden, was Sie tun müssen, als eine ahnungslose Abkürzung aufzuschreiben.
Regel Nr. 7: Definieren Sie die Anweisung direkt
Das Gehirn nimmt direkt definierte Botschaften besser wahr. Formulieren Sie Aufgaben also so, als würde jemand mit Ihnen sprechen. Was bedeutet das? Das Prinzip beruht auf der Verwendung des Verbs im Imperativ.
Regel Nr. 8: Vereinfachen
Menschen zögern oft, weil sie nicht wissen, wie sie etwas tun sollen, weil sie Angst davor haben, etwas tun zu müssen, was sie für eine sehr komplexe Aufgabe halten. Jede größere Aufgabe sollte in kleinere unterteilt werden. Machen Sie die Form, in der Sie Ihre Liste erstellen, so gut wie möglich zu Ihren Gunsten. Wenn Sie größere Projekte durchführen, kann dies bedeuten, dass Sie für jedes „Projekt“ eine To-Do-Liste haben.
Ein Beispiel: Sie wollen einen Beitrag für Ihre Website produziieren. Es hilft ungemein den große „Brocken” in Teilaufgaben zu zerlegen, wie z. B.: ein Foto für einen Beitarg auswählen, eine Gliederung vorbereiten, einen Titel festlegen, vereinfacht definitiv die Vorstellung davon, was getan werden muss.
Die meisten der oben genannten Regeln werden erfüllt, wenn die Ivy Lee-Methode korrekt angewendet wird, Sie ermöglicht Ihnen, die Produktivität des Tages in 10 Minuten zu steigern und allmählich ein Gefühl der Effektivität aufzubauen.