Früher litten Büroangestellte häufig unter einem steifen Nacken. Warum? Weil sie sich beim Arbeiten ständig den Telefonhörer zwischen Ohr und Schulter klemmen mussten. Glücklicherweise konnte die Telefontechnologie seit damals bedeutend weiterentwickelt werden. Mit den meisten Businesstelefonen können Sie zum Telefonieren ein Headset nutzen. Damit schonen Sie nicht nur Ihren Nacken, sondern halten gleichzeitig Ihre Hände für andere Tätigkeiten frei. So können Sie zum Beispiel bei Telefonieren bequem Notizen erstellen. Doch mit großer Macht geht auch immer eine große Verantwortung einher. Deshalb soltte die eine oder andere Richtlinie beachtet werden.
Die Flexibilität und der Komfort bei der Nutzung drahtloser Headsets birgt die Gefahr ganz neuer Fettnäpfchen, in die Sie am Arbeitsplatz treten könnten. Da es bei diesen gesellschaftlichen Entgleisungen in der Regel mehr um Höflichkeit und Anstand als um Sicherheitsrisiken oder Netzwerkverfügbarkeit geht, gibt es keine schriftlich formulierten Richtlinie und selten einen vom Unternehmen vorgegebenen Knigge für den Einsatz von Headsets.
Nichtsdestoweniger sind grundlegende Richtlinien für die Nutzung von Headsets wichtig für eine gut funktionierende Arbeitsumgebung. Deshalb haben wir es uns nicht nehmen lassen, die folgenden grundlegenden Regeln zusammenzustellen. Nur zu, Sie können sie gerne im Büro verteilen – insbesondere wenn Sie es mit chronischen Störenfrieden zu tun haben. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.
Richtlinie Nr. 1.: Drosseln Sie Ihre Lautstärke
Und damit meinen wir nicht die Lautstärke Ihres Telefons. Die dafür benötigten Tasten und Regler sind in der Regel recht einfach zu finden. Nein, wir reden von der Lautstärke Ihrer Stimme. Gerade in einem Großraumbüro ist der Lärmpegel immer ein Thema, und lautstarke Gespräche können schnell dutzende Kollegen bei ihrer Arbeit stören. Immer wieder offenbart dabei so mancher Kollege eine enorme Stimmgewalt, die besser der Theaterbühne vorbehalten bleiben sollte. Versuchen Sie deshalb, immer mal wieder selbstkritisch die Lautstärke zu überprüfen, mit der Sie Gespräche über Ihr Headset führen.
Wenn Ihre Kollegen am anderen Ende des Raums jedes Ihrer Worte verstehen, ist es wahrscheinlich Zeit, sich zu mäßigen. Und wenn es Ihnen partout nicht gelingen mag, sich selbst Einhalt zu gebieten und Ihre Meinung lautstark kundzutun, suchen Sie sich einen geeigneten Ort und begeben Sie sich z. B. in einen abgeschlossenen Konferenzraum. In einigen Unternehmen mit Großraumbüros gibt es sogar eigens eingerichtete Räume, um ungestört Telefonate zu führen.
Regel Nr.2.: Essen Sie nicht, während Sie mit dem Headset telefonieren
Headsets weisen eine ungeheure Geräuschempfindlichkeit auf. Die Mikrofone sind bewusst direkt auf Ihren Mund gerichtet, um das Gesprochene bestmöglich einzufangen. Das bedeutet jedoch, dass auch alle anderen Geräusche aus Ihrem Mund in ausgezeichneter Klangqualität übertragen werden. Kauen. Knirschen. Schmatzen. Schlürfen. Ganz gleich, wie sehr Sie sich auch bemühen, leise zu sein, Ihr Gesprächspartner wird es sofort hören, wenn Sie beim Telefonieren essen oder trinken. Dabei hört es sich für Ihre Kollegen so an, als ob Sie direkt neben ihnen säßen und in ihre Ohren schmatzen würden. Nehmen Sie deshalb Ihren Imbiss lieber vor oder nach Ihrem Telefonat zu sich. Sollte es dennoch einmal unvermeidlich sein, während eines Telefonats zu essen oder zu trinken (was wahrscheinlich nicht der Fall sein wird), vergewissern Sie sich unbedingt, dass Ihr Mikrofon stummgeschaltet ist. Das bietet eine hervorragende Überleitung zu Richtlinie Nr. 3.
Richtlinie Nr.3.: Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen
Jeder von uns hat schon einmal an einer Konferenzschaltung mit raschelndem Papier, lautem Tippen, Hintergrundgeräuschen aus den anderen Büros und einer Vielzahl anderer absonderlicher und störender Geräusche teilgenommen. Wenn Sie nicht gerade ein 1:1-Telefonat führen, sollten Sie deshalb das Mikrofon Ihres Headsets stummschalten, wenn Sie nicht gerade zum Gespräch beitragen. Wenn Sie ohnehin die meiste Zeit zuhören, besteht eigentlich kein Grund, Ihr Mikrofon während des Telefonats eingeschaltet zu lassen. Dadurch vermeiden Sie Ablenkungen während einer Konferenzschaltung, Störungen für Ihre Kollegen und potenziell peinliche Momente, wenn Kollegen versuchen, Sie während eines laufenden Telefonats über das Headset in ein Gespräch zu verwickeln.
Regel Nr. 4.: Vermeiden Sie Nebengespräche
Apropos sich in ein Gespräch verwickeln lassen, vermeiden Sie während eines Telefonats über Ihr Headset außerdem, sich gleichzeitig mit anderen Kollegen zu unterhalten. Das gilt sowohl für Unterhaltungen, die von Ihnen ausgehen, als auch für solche, die von Ihren Kollegen begonnen werden. Wenn Ihr Mikrofon nicht stummgeschaltet ist, stellt Ihr Nebengespräch eine störende Ablenkung für Ihre Gesprächspartner am Telefon dar. Und selbst wenn das Mikrofon stummgeschaltet ist, verpassen Sie, was Ihre Gesprächspartner am Telefon gerade sagen. Wenn Sie dem Telefonat nicht unbedingt folgen müssen, besteht wahrscheinlich auch keine Notwendigkeit, das Telefonat überhaupt zu führen. Sparen Sie sich Ihre Unterhaltung also für einen anderen Zeitpunkt auf. Sollten Sie während eines Telefonats dennoch unbedingt mit jemand anderem Kontakt aufnehmen müssen, wählen Sie eine leise Kommunikationsform wie ein Chat-Tool – oder handschriftliche Notizen, die Sie dem Empfänger als Papierflugzeug zuwerfen.