Multitasking im Büro ist für viele Arbeitnehmer den Alltag. Während sie E-Mails beantworten, führen sie gleichzeitig Telefonate oder arbeiten an Präsentationen. Doch ist Multitasking im Büro wirklich effizient, oder schadet es mehr, als es nützt? Studien zeigen, dass unser Gehirn nicht darauf ausgelegt ist, mehrere komplexe Aufgaben parallel zu bearbeiten. In diesem Artikel erfährst du, wann Multitasking im Büro sinnvoll ist – und wann es deine Produktivität und Konzentration negativ beeinflusst.
Was bedeutet Multitasking im Büro ?
Multitasking beschreibt das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Aufgaben. Dabei gibt es zwei Arten:
- Simultanes Multitasking : Zwei oder mehr Tätigkeiten werden parallel ausgeführt, z. B. Telefonieren und E-Mails schreiben.
- Serielles Multitasking (Task-Switching) : Mehrere Aufgaben werden nacheinander in schneller Abfolge bearbeitet.
Multitasking im Büro ist weit verbreitet, doch viele unterschätzen die negativen Folgen. Oft kostet das ständige Wechseln zwischen Aufgaben wertvolle Zeit.
Die Vorteile von Multitasking im Büro
Trotz der Kritik gibt es einige Vorteile von Multitasking – wenn es bewusst und strategisch eingesetzt wird.
1. Zeitersparnis bei einfachen Aufgaben
Multitasking kann nützlich sein, wenn es um Routinetätigkeiten geht. Beispielsweise kann man während eines langen Telefonats E-Mails sortieren oder Dokumente scannen.
2. Flexibilität im Arbeitsalltag
Multitasking ermöglicht es, schneller auf Anfragen zu reagieren. In arbeitsdynamischen Umfeldern kann es helfen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
3. Abwechslung bei monotonen Tätigkeiten
Multitasking kann dazu beitragen, langweilige Routineaufgaben spannender zu gestalten. Wer beispielsweise während einer Datenanalyse ein Webinar hört, bleibt motivierter.
Die Nachteile von Multitasking im Büro
1. Höhere Fehlerquote
Multitasking führt oft zu Fehlern, da sich das Gehirn nicht gleichzeitig auf mehrere anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren kann.
2. Produktivitätsverlust durch Task-Switching
Obwohl Multitasking produktiv erscheint, führt es oft zum Gegenteil. Studien zeigen, dass der ständige Wechsel zwischen Aufgaben die Arbeitszeit um bis zu 40 % verlängern kann.
3. Stress und mentale Erschöpfung
Multitasking erhöht den Stresspegel. Wer ständig zwischen E-Mails, Meetings und anderen Aufgaben wechselt, fühlt sich schneller überfordert.
4. Geringere Kreativität
Kreative Prozesse brauchen Fokus. Multitasking erschwert es, sich tief in eine Aufgabe einzuarbeiten und innovative Lösungen zu finden.
Wann ist Multitasking im Büro sinnvoll?
Nicht jede Art von Multitasking ist schlecht. Entscheidend ist, wann und wie es eingesetzt wird.
✔ Geeignetes Multitasking im Büro:
- Bei einfachen, sich wiederholenden Aufgaben
- Wenn eine Tätigkeit wenig kognitive Ressourcen benötigt
- Beim Kombinieren automatisierter und bewusster Tätigkeiten
✘ Schlechtes Multitasking im Büro:
- Bei kreativen oder komplexen Aufgaben
- Wenn hohe Konzentration gefordert wird
- In Meetings oder wichtigen Gesprächen
Tipps für produktiveres Arbeiten im Büro
1. Aufgaben priorisieren
Statt ständig zwischen Aufgaben zu wechseln, sollte Multitasking im Büro nur bei geeigneten Tätigkeiten eingesetzt werden.
2. Fokus-Zeiten einplanen
Multitasking ist nicht immer effizient. Methoden wie die Pomodoro-Technik helfen, sich besser auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren.
3. Ablenkungen minimieren
Multitasking bedeutet oft, auf E-Mails oder Nachrichten sofort zu reagieren. Es hilft, Benachrichtigungen auszuschalten und feste Zeiten für die Kommunikation einzuplanen.
4. Ähnliche Aufgaben bündeln
Multitasking ist dann effizient, wenn ähnliche Tätigkeiten kombiniert werden. Zum Beispiel können alle E-Mails in einem bestimmten Zeitraum beantwortet werden.
5. Regelmäßige Pausen einlegen
Multitasking kann stressig sein. Wer Pausen macht, bleibt konzentrierter und produktiver.
Fazit: Multitasking im Büro bewusst nutzen
Multitasking ist nicht grundsätzlich schlecht – entscheidend ist, wann und wie es angewendet wird. Während einfache Tätigkeiten kombiniert werden können, sollte man bei komplexen Aufgaben bewusst auf Multitasking verzichten.
Wer seine Produktivität steigern möchte, sollte sich weniger auf Multitasking verlassen und stattdessen gezielt an einer Aufgabe arbeiten. So lassen sich Fehler vermeiden, Stress reduzieren und die Effizienz steigern.