Die Arbeitszeiterfassung dient der Lohnabrechnung und der Zuordnung der Arbeitszeit zu Projekten. Bestimmte Rechte bezüglich der Arbeitszeit müssen respektiert werden.
Die Arbeitszeiterfassung dient Arbeitnehmern und Arbeitgebern zur Überprüfung der geleisteten Arbeitsstunden . Abschließend können beide Parteien somit prüfen, inwieweit die geleisteten Arbeitsstunden dem Soll entsprechen. Dies dient auch dem Schutz der Mitarbeiter am Arbeitsplatz.
Arbeitszeiterfassung auf den Punkt gebracht
- Mit einigen Ausnahmen besteht in Deutschland mittlerweile eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
- Beginn, Ende und Arbeitszeit sind zu protokollieren.
- Die elektronische Zeiterfassung wird nach derzeitigem Stand vom neuen Arbeitszeitgesetz erfasst sein. Es kann Ausnahmen geben.
- Für bestimmte Tätigkeiten und Tätigkeiten wird es immer Ausnahmen von der Pflicht zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden geben.
- Trotz der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird Vertrauensarbeitszeit in vielen Fällen weiterhin möglich sein.
Bereits im Mai 2019 hatte der EuGH entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in der EU verpflichtend sei. Im September 2022 folgten dann eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts in Erfurt. Unternehmen in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Dies gilt ab sofort.
Derzeit wird ein Gesetzentwurf zur Regelung der Arbeitszeiterfassung in Deutschland erarbeitet. Nach aktuellem Stand ist die elektronische Zeiterfassung bis auf wenige Ausnahmen geregelt. Doch wie können Unternehmen die Arbeitszeiten im Detail erfassen und welche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung gibt es für Arbeitgeber?
In diesem Artikel werden die Grundlagen der Arbeitszeiterfassung und deren sinnvolle und zielgerichtete Nutzung erläutert.
Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?
Für Unternehmen ist die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ein immer wichtigeres Thema, insbesondere bei der Ermittlung von Kennzahlen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der Zuordnung von Arbeitsstunden zu Projekten. Darüber hinaus müssen Unternehmen laut Arbeitsrecht die gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit einhalten.
Wie können Betriebe von Arbeitszeiterfassungssystemen profitieren?
Neben der gesetzlichen Vorgabe gibt es noch eine Reihe weiterer Gründe, die für die Einführung von Arbeitszeiterfassungssystemen in der Wirtschaft sprechen.
- Die Arbeitszeit kann besser auf Aktivitäten und Projekte verteilt werden.
- Reduzierung der Kosten
- Arbeitsstunden und Überstunden werden automatisch berechnet.
- Bessere Kontrolle
Mitarbeiter sollten niemals das Gefühl haben, dass sie durch die Erfassung der Arbeitszeiten streng kontrolliert werden. Die Erfassung der Arbeitszeiten dient in erster Linie dazu, die Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten, damit diese im Falle von Überstunden entsprechend entschädigt werden.
Durch die Erfassung der Arbeitszeit kann der Arbeitgeber außerdem überprüfen, ob der betroffene Arbeitnehmer die Anweisungen des Arbeitsvertrags befolgt und die vereinbarte Zeit am Arbeitsplatz einhält.
Warum ist Zeiterfassung so wichtig?
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber einen Überblick über die tatsächlich geleistete Arbeit behalten. Dadurch können Arbeitgeber ihrer Fürsorgepflicht besser nachkommen und erhalten zudem Einblick in die Einhaltung ihrer Weisungen durch die Arbeitnehmer.
Auf diese Weise kann der Arbeitgeber erkennen, ob der Arbeitnehmer die vorgeschriebenen Ruhe- und Pausenzeiten einhält und vorschriftsgemäß Überstunden leistet. Ist dies nicht der Fall, erkennt der Arbeitgeber sofort, dass er seiner Sorgfaltspflicht nachkommen muss. Darüber hinaus können Mitarbeiter anhand der erfassten Arbeitszeit überprüfen, ob ihr Lohn korrekt berechnet wurde und ob ihre Überstunden korrekt erfasst werden.
Rechtslage: Ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist klar, dass Unternehmen eine umfassende und allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung haben. Der Gesetzgeber ist derzeit noch dabei, dies in entsprechende Regelungen umzusetzen. Allerdings müssen Unternehmen nicht nur Zeiterfassungssysteme bereitstellen, sondern auch sicherstellen, dass diese tatsächlich genutzt werden. Dies ist in vielen Branchen eine gängige Praxis, beispielsweise in Form der berühmten Spempeluhren. Unklar ist lediglich, ob auch Führungskräfte oder Manager ihre Arbeitszeit erfassen müssen. Derzeit gibt es in Deutschland keine bundesweit einheitliche gesetzliche Regelung der Zeiterfassung. Dieses befindet sich derzeit im Aufbau.
Das deutsche Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass alle Überstunden, die über die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehen, erfasst werden müssen. Auch Sonntagsarbeit und Nachtarbeit müssen vor dem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts angemeldet werden. Allerdings sind diese Zeiten nicht leicht vom Rest der Erwerbstätigkeit zu unterscheiden oder zu trennen. Unternehmen sollten zügig ein Arbeitszeiterfassungssystem einführen, auch wenn das Bundesarbeitsministerium noch an der Ausarbeitung eines Gesetzentwurfs arbeitet.
Vor allem große Unternehmen werden höchstwahrscheinlich eine elektronische Zeiterfassung benötigen. Ausnahmen sollten für Kleinbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern und wenn sich die Tarifpartner auf eine andere Art der Zeiterfassung einigen, gelten.
Das Urteil des EuGH kurz erklärt
Die aktuelle deutsche Regelung zur Arbeitszeiterfassung entspricht nicht dem europäischen Recht. Dies muss in Zukunft geändert werden. Grund dafür ist zunächst das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom Mai 2019, das eine einheitliche Regelung enthält, die besagt, dass spanische Unternehmen eine gemeinsame Pflicht zur Arbeitszeiterfassung haben. Arbeiten Sie auf zugängliche, objektive und zuverlässige Weise. Damit sollen die Rechte der Arbeitnehmer geschützt werden, damit die ausbeuterischen Unternehmen ihre Rechte nicht mehr haben und die Arbeitnehmer auch die auch die Arbeit bezahlt bekommen, die sie geleistet haben.
Allerdings erschwert die Erfassung der Arbeitszeiten den Arbeitgebern nicht nur die Arbeit, sondern ermöglicht auch eine gewisse Kontrolle über die Arbeitnehmer. Sollte sich ein Mitarbeiter nicht an die vereinbarte Arbeitszeit halten, kann dies durch die Erfassung sämtlicher Arbeitszeitverläufe nachgeholt und Arbeitszeitbetrug aktiv bekämpft werden.
Zusammengefasst: Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung
Im Verfahren vor dem Bundesarbeitsgericht, dessen Entscheidung am 13. September 2022 fiel, ging es vor allem um die Frage, ob der Betriebsrat ein Mitwirkungsrecht bei der Einführung der Arbeitszeiterfassung hatte oder nicht. Im erstgenannten Fall entschied das Landesarbeitsgericht Hamm entsprechend. Das Bundesarbeitsgericht in Erfurt hob diese Entscheidung auf, stellte aber gleichzeitig fest, dass das Arbeitsschutzgesetz, das die Vorschriften des Europäischen Gerichtshofs auslegt, eine verpflichtende Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden vorsehe. Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts basiert daher auf dem sogenannten EuGH-Stechuhr-Urteil aus dem Jahr 2019.
Aktueller Stand des Gesetzgebungsverfahrens zur Neuregelung der Arbeitszeiterfassung
Die Bundesregierung arbeitet derzeit an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes. Arbeitgeber müssen den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeit des Arbeitnehmers am Tag der Arbeitsausführung protokollieren. Von dieser Regel kann abgewichen werden. Die Arbeitszeiterfassung muss jedoch spätestens am siebten Werktag nach der geleisteten Arbeit erfolgen. Arbeitgeber können die Zeiterfassung auch an ihre Mitarbeiter delegieren. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Arbeitszeiten tatsächlich erfasst werden. Laut Bundesarbeitsminister Heil wird Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich sein.
Wann ist Zeiterfassung Pflicht?
Das Arbeitsgericht Emden hat 2020 entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung von Anfang bis Ende lückenlos zu dokumentieren ist.
Dies wurde nun durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts indirekt bestätigt. In der schriftlichen Urteilsbegründung führte das Gericht aus, dass Unternehmen ab sofort die von ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden erfassen müssen. Es gibt keine Übergangsfrist. Allerdings sind einige Branchen ab Anfang 2022 in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, die Zeit elektronisch zu erfassen. Zu diesen Branchen gehören:
- Gastronomie und Hotels
- BaugewerbeSpeditions- und Logistikunternehmen
- Gebäudereinigung
- Wach- und Sicherheitsdienst
- Prostitutionsgewerbe
- Forstwirtschaft
Pflicht zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten
In manchen Branchen und auch bei gerinfügig Beschäftigten ist die Erfassung der täglich geleisteten Arbeitsstunden schon lange Pflicht.
Der Nachweis der erfassten Arbeitsstunden ist bis zu zwei Jahre aufzubewahren. Auch der Begriff „Stundenzettel“ wird in diesem Zusammenhang häufig als Synonym verwendet.
Welche Mitarbeitergruppen müssen ihre Arbeitszeit erfassen?
Vor allem Minijobber aber auch Vollzeitbeschäftigte in allen Bereichen ihre Arbeitszeiten erfassen. Dies dient auch der Verhinderung von Schwarzarbeit und dem Schutz der Arbeitnehmer.
Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts gilt diese Pflicht auch für die meisten anderen Arbeitnehmer.
Wer ist nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?
Bestimmte Berufe und Branchen sind von der Zeiterfassung ausgenommen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Führungskräfte mit entscheidender Entscheidungsbefugnis, etwa Stellvertreter, Geschäftsführer oder Chefärzte.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zusammengefasst:
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt ab sofort. Es gibt keine Übergangsfrist. Arbeitgeber sollten nicht auf die neue gesetzliche Regelung warten.
Die Arbeitszeiten müssen in allen Bereichen erfasst werden. Bisherige Beschränkungen für bestimmte Sektoren gelten nicht mehr.
Derzeit gibt es keine konkreten Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit. Mit der Novellierung des Arbeitszeitgesetzes könnte jedoch eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung eingeführt werden.
Nach den Plänen der Bundesregierung ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich. Die Erfassung der Arbeitszeiten hindert die Arbeitnehmer nicht daran, ihre Zeit frei einzuteilen.
Welche Voraussetzungen gelten für die Erfassung der Homeoffice-Stunden?
Aus verständlichen Gründen ist es unpraktisch, die Arbeitszeiten im Homeoffice mit einer normalen Stempeluhr zu erfassen.
Daher ist ein einheitliches digitales Zeiterfassungssystem die ideale Lösung für die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Homeoffice. So können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Überblick über den Zeitaufwand für bestimmte Tätigkeiten verschaffen.
Wie sind die Arbeitszeiten im Homeoffice?
Gerade im Homeoffice kann die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Um dies zu vermeiden, trägt die Erfassung der Arbeitszeiten dazu bei, die normalen Arbeitszeiten aufrechtzuerhalten.