Virtuelles Sekretariat

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Was ist ein virtuelles Sekretariat eigentlich?

Virtualität

Virtualität ist die Eigenschaft einer Sache, nicht in der Form zu existieren, in der sie zu existieren scheint, aber in ihrem Wesen oder ihrer Wirkung einer in dieser Form existierenden Sache zu gleichen (Quelle: Wikipedia)

Sekretariat

Sekretär ist ein Beruf in der Verwaltung mit Schwerpunkt auf Kommunikation. Sekretäre erledigen in der Regel allgemeine Büro- sowie Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz sowie bereichsbezogene kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten. (Quelle: Wikipedia)

Und jetzt noch einmal zum Verständnis!

Wir sind Ihr virtuelles Sekretariat, wir bieten Hilfe bei der Büroarbeit-ohne Vorzimmerdame.

Virtuell werden wir genannt, weil wir 365 Tage im Jahr 24 Stunden am Tag dienstbereit sind – unsichtbar und doch immer greifbar.

Sind virtuelle Mitarbeiter eine Alternative und was kann man sich unter einem virtuellen Sekretariat vorstellen?

Wir nehmen im virtuellen Sekretariat Telefonate entgegennehmen:

Sind Sie in einem Termin, im Urlaub oder haben viel zu tun?

Dann stellen Sie das Telefon auf uns um und wir nehmen all Ihre Anrufe entgegen. Sie bekommen von uns eine vollständige Anrufannahme!

Antworten Sie uns auf diese Anrufnotiz und Ihr virtuelles Sekretariat erledigt den Rückruf für Sie! Auch hierüber erhalten Sie dann eine kurze Nachricht darüber, dass der Rückruf erfolgt ist.

Perfekt kombinierbar mit dem Telefonservice ist die Terminvergabe. Schalten Sie uns in Ihrem Kalender frei und Ihr virtuelles Sekretariat vergibt den Anrufern nach Ihren Vorgaben Termine. Selbstverständlich werden Sie auch hier über jeden vergebenen Termin informiert!

Durch das virtuelle Sekretariat immer in Kontakt.

Jeder von uns kennt es. Es ruft jemand an und möchte lediglich einen Termin vereinbart haben. Es ist ein Zeitaufwand von ca. 2-3 Minuten, aber 2-3 Minuten die Sie in Ihrer Konzentration und Arbeit stören.

Ein Anruf für eine Terminvergabe erfolgt selbstverständlich nicht nur einmal am Tag, weshalb wir Ihnen allein mit dem Telefon- und Terminvergabeservice einen erheblichen Störfaktor nehmen und Zeitersparnis und Kostenersparnis !

Auch wenn wir nicht bei Ihnen im Vorzimmer sitzen, halten wir ganz engen Kontakt zu unseren Kunden, um über jedes Feedback Bescheid zu wissen.

Fahren wir fort mit der Postbearbeitung im virtuellen Sekretariat.

Auch dafür bietet Ihnen Bürogold einen simplen Weg, die Arbeit zu erleichtern und den Überblick zu behalten.

Leiten Sie Ihre Post auf uns um und wir scannen alles ein, notieren alle Fristen und Termin und fügen alles zusammen in einen virtuellen Aktenschrank, auf den Sie Zugriff haben. Es ist wie auf eine ganz normale Handakte, nur kompakter und jederzeit Griffbereit.

Aktenarchivierung und Digitalisierung im virtuellen Sekretariat

Um auf das Scannen zurückzukommen, gibt es natürlich auch die alternative Ihre Akten, Ordner, jederlei Unterlagen digitalisieren und archivieren zu lassen.

Wir scannen Unterlagen jeglicher Art ein und archivieren diese für Sie, somit sparen Sie Platz haben jederzeit online Zugriff auf die Unterlagen und müssen die Unterlagen nicht Jahrelang wegen der Aufbewahrungsfrist den Platz in Ihrem Büro nehmen lassen.

Sie sehen, es gibt nichts, wobei wir Ihnen nicht helfen können!

Haben Sie Anwaltsschreiben oder Arztberichte?

Auch dafür gibt es eine Lösung.

Stellen Sie Ihre Diktate in unseren virtuellen Aktenschrank und wir erledigen nach Ihren Vorgaben den Rest. Sie erhalten dann die fertigen Schreiben wieder in den virtuellen Aktenschrank!

Das sind typische Aufgaben, die Ihnen die Zeit für die wirklich wichtigen Dinge rauben.  

Per App, Email, SMS, virtuellen Aktenschrank oder Fax übermittelt das virtuelle Sekretariat die aufgenommenen Anrufnotizen, Diktatschreiben, etc.

Besonderer Vorteil des realen persönlichen Assistenten im Büro ist die Anwesenheit und die damit verbundene Möglichkeit auch ortsgebundene Aufgaben zu delegieren. Allerdings übernimmt man für einen Mitarbeiter auch soziale Verantwortung und hat neben dem Arbeitslohn Investitionen für Sozialabgaben.

Virtuelle Assistenten können in den Geschäftsräumen keine Kunden empfangen oder den Kaffee zubereiten. Allerdings ist die Einsatzplanung des Mitarbeiters des virtuellen Sekretariats weitaus flexibler und durch die Buchung über einen Büroservice Anbieter (Bürogold) entstehen zudem keine Ausfälle durch Krankheit oder Ähnliches.

Warum „virtuelles“ Sekretariatsservice?

Na weil wir nicht bei Ihnen vor Ort sind. Sie brauchen keine Büroräume, in denen wir die Arbeit ausführen. Man kann sich auf Kunden und Aufgaben konzentrieren, ohne Neuaufträge zu verpassen. So zusagen ein virtuelles HomeOffice.

Die Vielzahl der verfügbaren virtuellen Mitarbeiter im Sekretariat gewährleistet ein kontinuierliches Bedienen und Bearbeiten der täglich anfallenden Aufgaben. Eine feste Anstellung mit den Verpflichtungen eines Arbeitgebers ist nicht nötig.

Kleine Unternehmen und Existenzgründer profitieren von zusätzlichen Arbeitskapazitäten und dem verbesserten Zeitmanagement durch die Unterstützung ohne größere finanzielle Verpflichtungen einzugehen.

Größere Unternehmen hilft das virtuelle Sekretariat durch Auftragsspitzen und Personalkosten Ersparnis

Virtuelles Sekretariat – Ja oder Nein?

Ob und in welchem Umfang die Beanspruchung eines virtuellen Sekretariats sinnvoll ist, sollte im Einzelfall entschieden werden.

Die Anrufannahme an ein virtuelles Sekretariat auszulagern erleichtert den Arbeitsalltag und verbessert die Kundenbindung. Man verpasst keine neuen Anfragen und jeder Kunde bekommt eine individuelle und persönliche Beratung, die er verlangt.

Unser virtuelles Sekretariat ist Deutschlandweit für SIE da.

Ein virtuelles Sekretariat ist besonders gut geeignet für Rechtsanwälte, Handwerker, Schönheitskliniken und für Betriebe, die ihr Büro outsourcen wollen.

Wir von Bürogold unterstützen Rechtsanwälte, Handwerker, Schönheitskliniken und Betriebe, die ihr Büro outsourcen wollen, die in administrativen Tätigkeiten versinken und kaum noch Zeit für anwaltliche Tätigkeiten haben, in einem Tag bis zu 25 % Zeit zu schenken, ohne dass die Mandatenbindung darunter leidet.“

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Quelle: https://pixabay.com/de/

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