Was ist ein virtuelles Sekretariat eigentlich?
Virtualität
Virtualität ist die Eigenschaft einer Sache, nicht in der Form zu existieren, in der sie zu existieren scheint, aber in ihrem Wesen oder ihrer Wirkung einer in dieser Form existierenden Sache zu gleichen (Quelle: Wikipedia)
Sekretariat
Sekretär ist ein Beruf in der Verwaltung mit Schwerpunkt auf Kommunikation. Sekretäre erledigen in der Regel allgemeine Büroaufgaben sowie Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz sowie bereichsbezogene kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten. (Quelle: Wikipedia)
Und jetzt noch einmal zum Verständnis!
Wir sind Ihr virtuelles Sekretariat. Wir bieten Hilfe bei der Büroarbeit-ohne Vorzimmerdame.
Virtuell werden wir genannt, weil wir 365 Tage im Jahr 24 Stunden am Tag dienstbereit sind. Mit anderen Worten: Wir sind unsichtbar und doch immer greifbar.
Sind virtuelle Mitarbeiter eine Alternative und was kann man sich unter einem virtuellen Sekretariat vorstellen?
Wir nehmen im virtuellen Sekretariat Telefonate entgegennehmen
Sind Sie in einem Termin, im Urlaub oder haben viel zu tun?
Dann stellen Sie das Telefon auf uns um. Wir nehmen all Ihre Anrufe entgegen. Sie bekommen von uns eine vollständige Anrufannahme!
Antworten Sie uns auf diese Anrufnotiz und Ihr virtuelles Sekretariat erledigt den Rückruf für Sie! Danach erhalten Sie auch hierüber eine kurze Nachricht darüber, dass der Rückruf erfolgt ist.
Perfekt kombinierbar mit dem Telefonservice ist die Terminvergabe. Schalten Sie uns in Ihrem Kalender frei und Ihr virtuelles Sekretariat vergibt den Anrufern nach Ihren Vorgaben Termine. Selbstverständlich werden Sie auch hier über jeden vergebenen Termin informiert!
Durch das virtuelle Sekretariat immer in Kontakt
Jeder von uns kennt es. Es ruft jemand an und möchte lediglich einen Termin vereinbart haben. Es ist ein Zeitaufwand von ca. 2-3 Minuten.Im Ergebnis sind das aber 2-3 Minuten, die Sie in Ihrer Konzentration und Arbeit stören.
Ein Anruf für eine Terminvergabe erfolgt selbstverständlich nicht nur einmal am Tag. Mit dem Telefonservice und Terminvergabeservice nehmen wir Ihnen einen erheblichen Störfaktor. Und Sie profitieren von einer Zeitersparnis und Kostenersparnis.
Auch wenn wir nicht bei Ihnen im Vorzimmer sitzen, halten wir ganz engen Kontakt zu unseren Kunden. Denn unser Ziel dabei ist es, über jedes Feedback Bescheid zu wissen.
Fahren wir fort mit der Postbearbeitung im virtuellen Sekretariat
Auch dafür bietet Ihnen Bürogold einen simplen Weg, um die Arbeit zu erleichtern und den Überblick zu behalten.
Leiten Sie Ihre Post auf uns um und wir scannen alles ein. Wir notieren alle Fristen und Termin und fügen alles zusammen in einen virtuellen Aktenschrank. Danach haben Sie auf diesen Zugriff. Es ist wie auf eine ganz normale Handakte, nur kompakter und jederzeit Griffbereit.
Aktenarchivierung und Digitalisierung im virtuellen Sekretariat
Um auf das Scannen zurückzukommen, gibt es natürlich auch die alternative Ihre Akten, Ordner, jederlei Unterlagen digitalisieren und archivieren zu lassen.
Wir scannen Unterlagen jeglicher Art ein und archivieren diese für Sie. Im Ergebnis sparen Sie damit Platz, weil Sie erstens jederzeit online Zugriff auf die Unterlagen haben und zweitens müssen die Unterlagen nicht jahrelang wegen der Aufbewahrungsfrist den Platz in Ihrem Büro nehmen lassen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt nichts wobei wir Ihnen nicht helfen können!
Haben Sie Anwaltsschreiben oder Arztberichte?
Auch dafür haben wir es eine Lösung.
Stellen Sie Ihre Diktate in unseren virtuellen Aktenschrank und wir erledigen nach Ihren Vorgaben den Rest. Die fertigen Schreiben erhalten Sie wieder in den virtuellen Aktenschrank!
Das sind typische Aufgaben, die Ihnen die Zeit für die wirklich wichtigen Dinge rauben.
Per App, Email, SMS, virtuellen Aktenschrank oder Fax übermittelt das virtuelle Sekretariat die aufgenommenen Anrufnotizen, Diktatschreiben, etc.
Besonderer Vorteil des realen persönlichen Assistenten im Büro ist die Anwesenheit und die damit verbundene Möglichkeit auch ortsgebundene Aufgaben zu delegieren. Allerdings übernimmt man für einen Mitarbeiter auch soziale Verantwortung. Zum Beispiel hat man neben dem Arbeitslohn auch Investitionen für Sozialabgaben.
Virtuelle Assistenten können in den Geschäftsräumen keine Kunden empfangen oder den Kaffee zubereiten. Aber die Einsatzplanung des Mitarbeiters des virtuellen Sekretariats ist weitaus flexibler. Darüber hinaus entstehen durch die Buchung über einen Büroservice Anbieter (Bürogold) keine Ausfälle wie zum Beispiel durch Krankheit oder Ähnliches.
Warum „virtuelles“ Sekretariatsservice?
Die Antwort ist einfach: Wir sind nicht bei Ihnen vor Ort. Sie brauchen keine Büroräume, in denen wir die Arbeit ausführen. Man kann sich auf Kunden und Aufgaben konzentrieren, ohne Neuaufträge zu verpassen. So zusagen ein virtuelles HomeOffice.
Die Vielzahl der verfügbaren virtuellen Mitarbeiter im Sekretariat gewährleistet ein kontinuierliches Bedienen und Bearbeiten der täglich anfallenden Aufgaben. Eine feste Anstellung mit den Verpflichtungen eines Arbeitgebers ist nicht nötig.
Kleine Unternehmen und Existenzgründer profitieren von zusätzlichen Arbeitskapazitäten und dem verbesserten Zeitmanagement durch die Unterstützung ohne größere finanzielle Verpflichtungen einzugehen.
Größere Unternehmen hilft das virtuelle Sekretariat durch Auftragsspitzen und Personalkosten Ersparnis
Virtuelles Sekretariat – Ja oder Nein?
Ob und in welchem Umfang die Beanspruchung eines virtuellen Sekretariats sinnvoll ist, das sollte im Einzelfall entschieden werden.
Die Anrufannahme an ein virtuelles Sekretariat auszulagern erleichtert den Arbeitsalltag und verbessert die Kundenbindung. Man verpasst keine neuen Anfragen und jeder Kunde bekommt eine individuelle und persönliche Beratung, die er verlangt.
Und unser virtuelles Sekretariat ist deutschlandweit für SIE da.
Ein virtuelles Sekretariat ist besonders gut geeignet für Rechtsanwälte, Handwerker, Schönheitskliniken und für Betriebe, die ihr Büro outsourcen wollen.
Wir von Bürogold unterstützen Rechtsanwälte, Handwerker, Schönheitskliniken und Betriebe, die ihr Büro outsourcen wollen, weil sie in administrativen Tätigkeiten versinken und kaum noch Zeit für anwaltliche Tätigkeiten haben, in einem Tag bis zu 25 % Zeit zu schenken, ohne dass die Mandatenbindung darunter leidet.“
Sekretariatsservice Köln, Bürodienstleistungen Köln, Sekretariatsservice Leipzig, Büroservice Kassel, Bürodienstleistungen Düsseldorf, Sekretariatsservice Hamburg, Sekretariatsservice Berlin, Bürodienstleistungen München, Buchhaltungsbüro, Bürodienstleistungen Hamburg, Büroservice Köln, Büroservice Leipzig, digitales Büro, Schreibbüro, Schreibservice, Telefonservice Düsseldorf, Telefonservice Hamburg, Telefonzentrale, Telefonzentrale München.
Quelle: https://pixabay.com/de/