Geschäftliche E-Mails: Signatur, Impressum und DSGVO-Pflichtangaben

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Teil II des Aufklärungsmarathons von Ihren Büro 2.0 !

Impressum, Signatur und Erstkontakt nach der DSGVO bei E-Mails

Viele geschäftliche E-Mails enthalten die unterschiedlichsten Angaben zum Versender, dem dahinter stehenden Unternehmen, Vertrauchlichkeits-Disclaimer oder Ausführungen zur DSGVO.

Oft finden sich diese Hinweise unterhalb der E-Mail mit verschiedenen weiteren Angaben wie die Unternehmensform, die Anschrift und der Unternehmenssitz. Außerdem sind oft Kontaktdaten wie E-Mail und Telefon enthalten.

Beispiel einer E-Mail-Signatur:

Herzliche Grüße

Ihr Team von Bürogold

Bürogold GmbH
Christian Messirek

Lönsstr. 12

34632 Jesberg

Telefonnummer: 06695/4379960

Mobil: 0175/2272438

E-Mail service@buero-gold.de 

Webseite www.Buero-gold.de

Impressum https://buero-gold.de/impressum/

Bürogold GmbH
Sitz der Gesellschaft: Jesberg
Registergericht: Amtsgericht Fritzlar, HRB 12338
Ust-IdNr.: DE315481280
Geschäftsführer Christian Messirek

Wozu dient eine solche E-Mail-Signatur?

Die Signatur am Ende der E-Mail erleichtert die Kontaktaufnahme. Deutsche Unternehmen gingen in den 90er Jahren dazu über, an das Ende ihrer E-Mails ihre Anschrift sowie die Telefon- und Faxnummer zu setzen. Mit zunehmendem E-Mail-Verkehr verankerte der Gesetzgeber für bestimmte Unternehmensformen eine dahingehende Pflicht.

Eine E-Mail-Signatur ist also nichts anderes als ein abgetrennter Bereich unterhalb der eigentlichen E-Mail. Die Signatur enthält oft auch ein E-Mail-Impressum. Dieses ist auch auf der Website von Unternehmen enthalten. Ein E-Mail-Impressum enthält weitergehende Angaben – der Umfang richtet sich nach verschiedenen Faktoren wie der Rechtsform des Unternehmens.

Beispiel eines E-Mail-Impressums:

Bürogold GmbH
Lönsstraße 12
34632 Jesberg

Handelsregister: HRB 12338
Registergericht: Amtsgericht Fritzlar

Vertreten durch:
Christian Messirek

Kontakt

Telefon: +49 (0) 6695 43 79 960
E-Mail: info@buero-gold.de

Umsatzsteuer-ID

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz:
DE 315 481 280

Kontaktiert Sie ein Nutzer per E-Mail, sollten Sie bei einem Erstkontakt in der Antwort-E-Mail darstellen, wie Sie mit den personenbezogenen Daten des Anfragenden umgehen.

Auszug aus den Pflichtinformationen:

Pflichtinformationen gemäß Art 13. DSGVO

„Im Falle des Erstkontaktes per E-Mail sind wir gemäß Art 12, 13 DSGVO verpflichtet, Ihnen folgende datenschutzrechtliche Pflichtinformationen zur Verfügung zu stellen: Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit an der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), die Verarbeitung für die Anbahnung , Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung eines Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns…“

In den nachfolgenden Ausführungen klären wir Sie darüber auf, welche Pflichtinformationen Sie bei einem Erstkontakt mit einem Nutzer aufführen müssen. Sie erfahren auch, welche Angaben in eine E-Mail-Signatur und in ein E-Mail-Impressum gehören.

Pflichtinformationen nach der DSGVO

Seitenbetreiber und Unternehmen müssen ihre E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich absichern. Das schreibt die DSGVO vor. Nimmt ein Nutzer Kontakt zu Ihnen auf, müssen Sie ihm in der Antwort-E-Mail mitteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Passen Sie hier zusätzlich Ihre Datenschutzerklärung auf der Webseite an und nehmen Sie einen Passus zur E-Mail-Kommunikation auf.

Achtung: Es reicht nicht aus, wenn Sie in der E-Mail auf die Datenschutzerklärung Ihrer Website verweisen.

Sie müssen dem Anfragenden bei einem Erstkontakt per E-Mail verschiedene Pflichtinformationen nach DSGVO zur Verfügung stellen. Sie teilen dem Nutzer mit, dass Sie personenbezogene Daten nur verarbeiten, soweit Sie ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten haben, dies für die Erfüllung eines Vertrags notwendig ist oder der Nutzer in die Datenverarbeitung einwilligte. Außerdem müssen Sie dem Nutzer weitere Informationen mitteilen.

E-Mail-Impressum: Was ist hier verpflichtend?

Am 1. Januar 2007 trat das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft. Dieses fasste die Impressums-Pflicht neu. Selbstständige, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen nun bei Geschäftsbriefen formale Anforderungen beachten. Die EU-Richtlinie 2003/58/EG beinhaltet die Formulierung „gleichviel welcher Form“: Damit berücksichtigt sie die wachsende Bedeutung moderner Kommunikationsmittel. Ihre E-Mails müssen demzufolge also auch ein Impressum enthalten.

a) E-Mail-Impressum: Nur im Geschäftsverkehr notwendig?

Ein E-Mail-Impressum müssen Sie nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr einfügen. Es muss sich also um einen „Geschäftsbrief“ bzw. eine „geschäftsmäßige E-Mail“ handeln. Eine solche E-Mail liegt vor, wenn:

  • es sich um eine – nach außen gerichtete – schriftliche Mitteilung handelt,
  • und die Mitteilung einen geschäftsbezogenen Inhalt hat.

Eine „geschäftsmäßige E-Mail“ liegt vor, wenn Sie die E-Mail an einen oder mehrere Empfänger richten. Es reicht aus, wenn die E-Mail sich an einen Geschäftspartner richtet oder eine Angebotskalkulation beinhaltet. Es liegt keine „geschäftsmäßige E-Mail“ vor, wenn:

  • die Kommunikation unternehmensintern erfolgt,
  • oder sich die E-Mail an einen unbestimmten Personenkreis richtet (anonyme Werbung oder Lieferscheine).

Sie müssen weder eine Signatur noch ein Impressum führen, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung besteht: Hier kennen sich Absender und Empfänger der E-Mail ohnehin. Die E-Mail-Pflichtangaben in der Signatur wären dann eine entbehrliche Wiederholung bekannter Kontaktdaten.

b) Gelten für alle Selbstständigen die gleichen Anforderungen?

Die Anforderungen an ein E-Mail-Impressum richten sich danach, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Bei den folgenden Gesellschaftsformen bestehen für das E-Mail-Impressum rechtliche Anforderungen:

  • Einzelunternehmer, die in das Handelsregister eingetragen sind
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG)
  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Genossenschaft (Gen)

Manchmal schreibt die jeweilige Berufsordnung vor, dass Sie ein E-Mail-Impressum für die Firma einrichten müssen.

c) Pflichtangaben: Was gilt für die jeweiligen Unternehmen?

Das E-Mail-Impressum einer GmbH gleicht der einer Unternehmergesellschaft. Ein Rechtsanwalt benötigt lediglich eine ladungsfähige Anschrift, während Einzelkaufleute ihren Rechtsformzusatz angeben müssen. Es kommt also immer darauf an, was für eine Rechtsform vorliegt.

Einzelkaufleute

Sie sind ein eingetragener Einzelkaufmann? Dann beachten Sie den § 37a I HGB. Geben Sie Ihre Firma so an, wie sie im Handelsregister eingetragen ist. Ergänzen Sie die Angaben um den Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung, beispielsweise „e.K.“. Geben Sie den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer an, unter der Ihre Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

GmbH & UG

Sie betreiben eine GmbH oder UG? Dann beachten Sie § 35a GmbHG. Tragen Sie die Firma, die Rechtsform der Gesellschaft, ihren Sitz, das Registergericht und die Handelsregisternummer ein. Führen Sie sämtliche Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen auf. Hat die GmbH einen Aufsichtsrat, sollten Sie auch den Aufsichtsratsvorsitzenden aufführen. Machen Sie freiwillige Angaben über das Gesellschaftskapital, müssen Sie das Stammkapital angeben. Sollten die Geldeinlagen nicht vollständig eingezahlt sein, geben Sie auch den ausstehenden Gesamtbetrag der Einlagen an.

OHG & KG

Beachten Sie bei der OHG und KG die §§ 125a, 177a HGB. Geben Sie die Firma, die Rechtsform der Gesellschaft, ihren Sitz, das Registergericht und die Handelsregisternummer an.

AG

Ergänzen Sie das E-Mail-Impressum bei einer Aktiengesellschaft wegen § 80 AktG um die folgenden Angaben:

  • Firma, Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregister-Nummer, sämtliche Vorstandsmitglieder, inklusive dem Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden.

Hinsichtlich der Angaben zum Stammkapital gelten die Ausführungen zur GmbH.

Genossenschaft

Beachten Sie bei einer Genossenschaft die Vorschrift des § 25a GenG. Diese Angaben sind verpflichtend:

  • Firma, Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Handelsregister-Nummer, sämtliche Vorstandsmitglieder inklusive Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzender.
  • Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag

Sie sind ein Gewerbetreibender und nicht in das Handelsregister eingetragen? Sie müssen keine E-Mail-Signatur führen. Wir raten Ihnen dazu, dass Sie Ihre E-Mails dennoch mit einer ladungsfähigen Anschrift versehen. Manche Berufsordnungen verpflichten Freiberufler dahingehend. Viele Geschäftspartner betrachten den Namen und die Anschrift des Gewerbetreibenden bei E-Mails ohnehin als selbstverständlich.

E-Mail: Wie bauen Sie Signatur und Impressum grafisch auf?

Wie Sie die Pflichtangaben in eine E-Mail einbringen, bleibt prinzipiell Ihnen selbst überlassen. Die meisten Gewerbetreibenden greifen auf vorformulierte Signaturen zurück. Diese sind empfehlenswert, weil Sie die Pflichtangaben dann nicht vergessen. Bringen Sie die Pflichtangaben direkt in die E-Mail ein. Verlinken Sie nicht auf Ihre Unternehmenswebseite – eine Verlinkung reicht nicht aus.

Achten Sie darauf, dass sich die Pflichtangaben vom Rest der E-Mail absetzen. Verstecken Sie die Pflichtangaben nicht im „Kleingedruckten“. Die Angaben in einer geschäftsmäßigen E-Mail dienen dazu, dass das Gegenüber Sie identifizieren kann. Deshalb sind weitere Informationen wie die Adresse der Webseite, E-Mail-Adresse, Fax und Telefonnummer nicht erforderlich. Gleiches gilt für die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Es handelt sich hier um rein freiwillige Angaben.

Pflichtangaben in einer E-Mail: Welche Strafen drohen?

Ihre E-Mails enthalten nicht die erforderlichen Informationen? Dann drohen Ihnen verschiedene Sanktionen. Das Registergericht könnte ein Zwangsgeld gegen Sie festsetzen. Nach § 14 HGB beträgt das Zwangsgeld maximal 5.000 Euro. Die tatsächliche Höhe legt das Registergericht nach eigenem Ermessen fest. Bei Zuwiderhandlung setzt das Registergericht das Zwangsgeld wiederholt fest. Wesentlich kostenintensiver ist es, wenn ein Mitbewerber Sie abmahnt. Wehren Sie sich mit einem Rechtsanwalt gegen unrechtmäßige Abmahnungen.

Checkliste

Sie möchten Ihre geschäftsmäßigen E-Mails abmahnsicher gestalten? Dann beachten Sie die folgenden Punkte:

Die 6 wichtigsten Fragen zur E-Mail-Signatur nach der DSGVO:

1. Müssen Sie geschäftsmäßige E-Mails verschlüsseln?

Nein, eine generelle Verschlüsselungspflicht für alle E-Mails sieht die DSGVO nicht vor.

2. E-Mail-Signatur: Sieht die DSGVO Pflichtangaben für Unternehmer vor?

Nein, die DSGVO regelt keine spezielle „Impressumspflicht“ in für E-Mail Signaturen. Aber indirekt gibt es eine solche Pflicht über das Handelsrecht. Deshalb empfehlen wir, bei geschäftlicher Kommunikation ein Impressum in E-Mails aufzunehmen.

3. Welche Angaben gehören in ein E-Mail-Impressum/ eine E-Mail Signatur?

Die Angaben richten sich nach Ihrer Rechtsform und Ihrer Tätigkeit. Sie sollten den Angaben im Impressum Ihrer Webseite entsprechen. Nutzen Sie dafür einfach unseren Impressum-Generator.

4. Wie gestalten Sie die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur?

Fertigen Sie die E-Mail-Signatur vor und hängen Sie diese über die entsprechende Funktion automatisch an jede E-Mail an. Grenzen Sie die E-Mail-Signatur vom Rest der E-Mail ab und achten Sie auf leicht auffindbare und gut leserliche Angaben.

5. Drohen Abmahnungen durch Mitbewerber?

Dies ist durchaus möglich, aber an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Viele Abmahnungen sind unzulässig. Überprüfen Sie Abmahnungen gemeinsam mit einem Rechtsanwalt auf ihre Rechtmäßigkeit.

6. Sind Strafen möglich?

Das Registergericht kann bei fehlenden Pflichtangaben eine Geldstrafe in Höhe von bis zu 5.000 Euro verhängen.

Unser persönliches Sekretariatsservice ist Deutschlandweit in Kassel, Stuttgart, Dortmund, Leipzig, Frankfurt, Berlin, Hamburg, Köln, Koblenz, München, Düsseldorf, Potsdam, Wiesbaden, Bremen, Mainz, Dresden, Hannover für SIE da.

Quellen

www.pixabay.com

https://www.e-recht24.de/artikel/datenschutz/11342-geschaeftliche-e-mails-signatur-impressum-und-dsgvo-pflichtangaben.html

Für die Angaben übernehmen wir keine Garantie.

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